T02 K2 A02.1.3.1: Allgemeine Vorgehensweise

Wenn Sie die Mehrlagerfähigkeit aktiviert haben, erscheint nach Wahl der Gutschriftsart, z.B. Vorantrag, das Lagerauswahlmenü.

Bild: Lagerauswahl-Menü

Hier können Sie zuerst das Lager auswählen, für das die Gutschrift geschrieben werden soll, d.h. zu dessen Lagerbestand die Ware zurückgebucht wird. Sollte die zugrunde liegende Rechnung in einem anderen Lager geschrieben worden sein, als das in dem Sie angemeldet sind, werden vor dem Lagerauswahlmenü entsprechende Hinweise eingeblendet.

Im Anschluss wird das Fenster zur Bearbeitung der Gutschrift geöffnet. Die Gutschriftsart wird in gelber Schrift in der Kopfzeile des Warenkorbs eingeblendet (Bem.1).

Bild: Gutschrifts-Vorantrag

Im Warenkorb (Bem.2) sind die noch nicht gutgeschriebenen Rechnungspositionen aufgelistet. Mit der Taste <Bild hoch> gelangen Sie in diese Artikelliste und können mit <Pfeil hoch> oder <Pfeil runter> die einzelnen Artikelpositionen markieren. Mit <Entf> sollten Sie diejenigen Artikel herauslöschen, die nicht gutgeschrieben werden sollen. Mit <Enter> können Sie die markierten Artikelposition bearbeiten, d.h. Sie können ggf. die Menge oder den Preis verringern.

B-Warenartikel sind durch ein „!“ am Anfang der Artikelposition kenntlich gemacht. Sie werden in Gutschriftsvoranträgen, -anträgen und Gutschriften wie normale Artikel dargestellt und sind daher nach der ersten Aufnahme nicht mehr von anderen Artikeln zu unterscheiden.

Rechts neben der Artikelposition erscheint ein Buchstabe (Bem.3), der kennzeichnet, in welchen Bestand die Ware nach Abschluss der Gutschrift gebucht wird. Je nachdem, welche Gutschriftsart Sie gewählt haben, sind Kennzeichen vorgegeben. Bei der Gutschriftsart Verlust sind die Artikelpositionen mit dem Kennzeichen v für Verlustbestand vorbesetzt, bei der Gutschriftsart Beschädigt mit dem Kennzeichen r für „eigenen Reparaturbestand“ und bei der Gutschriftsart Sonstiges mit dem Platzhalter „?“, der vor Abschluss des Gutschriftsantrags erst durch ein Kennzeichen ersetzt werden muss. Die Gutschriftsart „RMA-Gutschrift“ hat das Kennzeichen G vorbesetzt. Bei allen anderen Gutschriftsarten sind die Artikelpositionen mit dem Kennzeichen b für „normalen Lagerbestand“ vorgegeben. Um ein Kennzeichen einer markierten Artikelposition zu ändern, drücken Sie bitte <B> für „normalen Bestand“, <R> für „eigener Reparaturbestand“, <V> für Verlustbestand oder <G> für „keine Bestandszuordnung“.

Um Sie daran zu erinnern, einen <F4>-Begründungstext (Bem.4) für die Gutschrift zu schreiben, kann unter {SYSTEM} {System} {Voreinstellungen} {Systemumgebung} GANTRAG_MINDESTZEICHEN_ZUSATZTEXT eine Mindestanzahl an Zeichen festgelegt sein. Bei Rücknahme eines defekten Artikels in den eigenen Reparaturbestand (Kennzeichen r) empfiehlt es sich, im <F4>-Begründungstext die Fehlerbeschreibung einzutragen.

Das Belegabschlussfenster unterscheidet sich nicht von dem einer Bestellung (P465, P291). Wenn Sie einen Gutschriftsantrag mit Minusartikeln in eine Gutschrift wandeln möchten, benötigen Sie das Passwort (P698).

Bei Gutschrifts-Voranträgen und Gutschriftsanträgen entfällt das Belegabschlussmenü. Bei RMA-Gutschrift und Direktgutschrift haben Sie im Belegabschlussmenü die Wahl, die Gutschrift zu drucken, zu faxen, als E-Mail zu versenden oder, falls aktiviert, dem automatischen Postversand zukommen zu lassen. Wenn Sie in der Systemoption GUTSCHRIFT_STEUERNR_TEXT unter {SYSTEM} {System} {Voreinstellungen} {Kundeneinstellungen} einen Text, wie „Kundensteuernummer:“ eintragen, wird dieser Text und die im Kundenstamm festgehaltene Steuernummer auf Gutschriften und Gutschriftsanträgen mit ausgedruckt.

Der Beleg wurde gespeichert und steht nun zur weiteren Bearbeitung im Kundenhauptmenü unter {Rechnungen/ Gutschriften} zur Verfügung.

Stand: 01.01.2004 cb

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